事務作業の効率化／押印作業のデジタル化・印鑑データ化サービス
kachikuru
事務作業の効率化に押印作業のデジタル化
従来はプリントした紙に会社の角印やゴム印を押していましたが、そのハンコの印影をデータ化して一緒にプリントすることで、業務の効率化につなげることができます。
印影をデータ化？どうすればいいの？
本記事では、印影から背景を消しPNGファイルとしてデータ化するまでの手順と方法を解説します。また、作業が難しい、時間がないという方向けにデータ化代行サービスも行っております。
この記事でわかること・できることは下記の通り
- 印鑑の印影をデータ化する方法
- 印影代行サービス
- 印影データの使い方
- 使用事例と業務改善事例
印鑑の印影をデータ化するメリット
印鑑の印影をデータ化するメリットは、大きく分けて以下の3つです。
手間やコストの削減
従来は、書類にハンコを押すために、印鑑を押印台に置いて、インクをつけて、紙に押すという手間がかかっていました。また、ハンコを失くしたり、インクが切れたりするなどのリスクもありました。会社印の場合保管場所から出す手間もかかり、他の人が使っている場合は印鑑を使うことができません。待つという時間が生まれ業務効率が落ちてしまうことも考えられます。
印鑑の印影をデータ化すれば、これらの手間やコストを削減することができます。また、ハンコを紛失したり、インクが切れたりしても、データさえあればいつでも印刷することができます。
業務の効率化
印鑑の印影をデータ化することで、書類の作成や承認などの業務を効率化することができます。例えば、契約書などの書類を電子化して、印鑑の印影を添付することで、郵送やFAXの手間を省くことができます。
また、社内稟議書などの書類を電子化して、押印欄に印鑑の印影を貼り付けることで、承認フローをスムーズにすることができます。
セキュリティの向上
印鑑の印影をデータ化することで、セキュリティを向上させることができます。例えば、電子印鑑を導入することで、偽造や改ざんを防止することができます。
印影から背景を消しPNGファイルとしてデータ化する方法
印鑑の印影をデータ化する方法は、大きく分けて以下の2つがあります。
印鑑を紙に押してスキャンする方法
最も一般的な方法は、印鑑を紙に押して、スキャナーで取り込む方法です。
必要な物
綺麗に押印された印影は必須
スキャンして画像にする手順
印影を画像ソフトで作成する方法
印鑑を紙に押す手間がなく、オリジナルの印影を作成することもできる方法です。
ツール
画像編集ソフト
画像編集ソフトで印鑑作成する手順
印鑑データ化代行サービス
印影をデータ化する作業が難しい、時間がないという方向けに、印影代行サービスを行っております。印影代行サービスでは、印鑑の画像データを送るだけで、印影をデータ化してPNGファイルとして納品致します。
印影代行サービスの利用を検討している場合は、以下のポイントを参考にしてみてください。
- 対応している印鑑の種類
- データ化の精度
- 納品までの時間
- 料金
印鑑データ化 1個1,100円（税込）
角印
角印は、会社名や部署名などを刻印した印鑑です。日常的な取引や領収書など、比較的簡易な書類に押印されます。
認印
認印は、個人や法人の署名に代わる印鑑です。請求書や見積書、契約書など、比較的重要な書類に押印されます。
代表印
代表印は、会社の代表者を示す印鑑です。会社設立時に法務局に登録し、重要書類に押印されます。
| 印鑑の種類 | 使い分け | 用途 |
|---|---|---|
| 角印 | 会社名や部署名などを刻印 | 日常的な取引、領収書、請求書、見積書、社内文書など |
| 認印 | 個人や法人の署名に代わる | 請求書、見積書、契約書、社内文書など |
| 代表印 | 会社の代表者を示す | 登記簿謄本、定款、株券、契約書など |
印鑑を紙に押した画像データをご送付下さい
まとめ
印鑑の印影をデータ化する方法を解説しました。印鑑の印影をデータ化することで、手間やコストの削減、業務の効率化、セキュリティの向上などのメリットがあります。
本記事で紹介した方法を参考に、ぜひ印鑑の印影をデータ化してみてはいかがでしょうか。また、印影代行サービスを利用することで、作業の負担を軽減することができます。
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